Autónomos y empresa
Qué se puede deducir siendo autónomo
Un autónomo medio deja sin deducir entre 1.200 y 2.800 € al año por desconocimiento. Y otro tanto se deduce lo que no debe, que sale mucho más caro.
Estimación del gasto deducible que un autónomo medio en estimación directa simplificada no computa por desconocimiento o falta de justificante.
Un gasto es deducible si cumple cuatro condiciones a la vez: está vinculado a la actividad, está justificado con factura, está registrado en los libros y está contabilizado en el ejercicio correcto. Si falla una sola, Hacienda lo rechaza.
Gastos deducibles al 100 %#
| Concepto | Nota |
|---|---|
| Cuota de autónomos (RETA) | Íntegra, incluida la parte de contingencias |
| Compras de mercancías y materias primas | Con factura y albarán |
| Alquiler del local o despacho | Con retención del 19 % si aplica |
| Gestoría, abogado, asesor | Servicios profesionales |
| Seguro de responsabilidad civil profesional | Vinculado a la actividad |
| Publicidad, marketing y web | Incluyendo dominio y hosting |
| Formación relacionada con la actividad | Debe guardar relación directa |
| Software, licencias y suscripciones | SaaS incluido |
| Cuotas de colegios profesionales | Obligatorias |
| Suministros del local (no vivienda) | Luz, agua, internet del local |
| Sueldos y seguros sociales de empleados | Con nóminas y TC |
| Amortización de equipos | Según tablas oficiales |
Gastos con límite o porcentaje#
| Concepto | Límite | Condiciones |
|---|---|---|
| Suministros de la vivienda (luz, agua, gas, internet) | 30 % de la parte proporcional a los m² afectos | Vivienda declarada parcialmente afecta en el 036 |
| Dietas y manutención | 26,67 €/día en España, 48,08 € en el extranjero (53,34 y 91,35 € con pernocta) | Pago electrónico, día laborable, fuera del municipio |
| Seguro de salud propio, cónyuge e hijos < 25 | 500 €/persona/año (1.500 € con discapacidad) | Solo estimación directa |
| Vehículo y combustible | 50 % del IVA; 0 % en IRPF salvo actividades tasadas | Ver detalle abajo |
| Gastos de difícil justificación | 5 % del rendimiento neto, máx. 2.000 €/año | Solo estimación directa simplificada |
| Atenciones a clientes | 1 % del importe neto de la cifra de negocios | Comidas, regalos |
Los suministros de la vivienda, paso a paso#
Ejemplo de un autónomo con vivienda de 90 m² y despacho de 12 m²:
`` Superficie afecta: 12 / 90 = 13,33 % Factura de luz del año: 1.100 € Parte proporcional: 1.100 × 13,33 % = 146,63 € Deducible: 146,63 × 30 % = 43,99 € ``
Sale poco, y es correcto: la norma es deliberadamente restrictiva. Para el alquiler o la hipoteca de la vivienda, en cambio, se deduce la parte proporcional completa (13,33 % en el ejemplo), sin el 30 %.
Requisito imprescindible: haber declarado la afectación parcial en el modelo 036/037.
Gastos NO deducibles#
- Multas y sanciones de cualquier tipo, incluidos recargos de apremio.
- Donativos y liberalidades (más allá del 1 % de atenciones a clientes).
- Ropa que no sea uniforme con anagrama o EPI.
- Gastos personales o familiares, aunque se paguen desde la cuenta del negocio.
- El IVA soportado deducible (va por el 303, no por el IRPF).
- Gastos sin factura completa: un ticket simplificado sin tus datos fiscales no vale para deducir IVA.
Ticket, factura simplificada y factura completa#
| Documento | Deduce IVA | Deduce IRPF |
|---|---|---|
| Ticket sin datos | No | Difícilmente |
| Factura simplificada sin NIF del destinatario | No | Sí, si se justifica la vinculación |
| Factura simplificada con NIF y cuota repercutida | Sí | Sí |
| Factura completa | Sí | Sí |
Pide siempre factura completa. Cuesta 30 segundos y es la diferencia entre deducir y no deducir.
Cómo justificar la vinculación#
Ante una comprobación, el peso de la prueba es tuyo. Lo que funciona:
- Factura a tu nombre y NIF, con descripción concreta del servicio.
- Pago por transferencia o tarjeta desde la cuenta de la actividad; el efectivo debilita mucho la prueba.
- Trazabilidad con un ingreso: la comida con el cliente X el día que se firmó el proyecto Y.
- Registro correcto en el libro de gastos, con fecha y número correlativo.
- Coherencia: 300 comidas de trabajo al año en un negocio unipersonal no la sostiene ninguna explicación.
Preguntas frecuentes#
¿Puedo deducir el móvil si lo uso también para lo personal?
Con una sola línea de uso mixto, Hacienda tiende a rechazarlo íntegro por falta de afectación exclusiva. La solución práctica y limpia es tener dos líneas: una a nombre de la actividad, deducible al 100 %, y otra personal. La diferencia de coste es de 10-15 €/mes y elimina el problema.
¿Se puede deducir el ordenador de golpe?
Depende del importe. Los bienes de menos de 300 € pueden deducirse íntegros en el ejercicio, con un límite anual de 25.000 €. Por encima, se amortizan según las tablas oficiales: un equipo informático se amortiza al 25 % anual, en cuatro años.
¿Qué es exactamente el 5 % de gastos de difícil justificación?
Una deducción automática sobre el rendimiento neto para autónomos en estimación directa simplificada, con tope de 2.000 € al año. No hay que justificar nada: se aplica sin más. Sustituye a las provisiones y a gastos menores sin factura, y es incompatible con deducir esos mismos conceptos por separado.
¿Hasta cuándo puede revisarme Hacienda?
Cuatro años desde el fin del plazo de presentación de cada declaración. Por eso hay que conservar facturas y libros al menos ese tiempo; en la práctica, seis años es lo prudente, porque las facturas de bienes que se amortizan deben conservarse mientras dure la amortización más los cuatro años.
Conclusión#
Deducir bien es tan importante como facturar. Las tres deducciones que más autónomos se dejan son el 5 % de difícil justificación, las dietas correctamente pagadas por medios electrónicos y el seguro de salud familiar hasta 1.500 €. Y la que más problemas genera, con diferencia, es el coche.
Calcula tu coste total en la calculadora del coste de ser autónomo y revisa la cuota por tramos.
Redacción de CosteReal
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